BOÎTE À OUTILS
COMPTABILITÉ / GESTION
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Le guide ELSA d'appui à la structuration associative a été rédigé dans le cadre d’un groupe de travail interassociatif qui a permis de mettre en commun et de capitaliser les différents outils et méthodes utilisés par les associations françaises pour l’appui à leurs partenaires. Il se veut un outil de renforcement de capacités pour les associations engagées dans une démarche d’amélioration de leur structuration.
Un besoin de professionnalisation et de structuration des associations du sud
Les associations de lutte contre le VIH en Afrique ont vu ces dernières années leurs opportunités de financement augmenter en nombre et en volume. Cette tendance s’est accompagnée de plus grandes exigences dans la gestion et le suivi de ces financements, d’où la nécessité pour les associations d’améliorer leurs pratiques.
Les partenaires français des associations africaines sont depuis longtemps engagés dans l’appui technique aux équipes locales, notamment l’appui à la gestion, par la formation et l’aide à la mise en place d’outils. Au sein de la plateforme ELSA, les associations AIDES, Sidaction et Solidarité Sida, ont créé un groupe de travail pour échanger sur leurs programmes respectifs d’appui à la structuration associative afin d’en améliorer la cohérence et les synergies.
Une démarche de capitalisation collective
Ce guide d’appui à la structuration associative est le résultat d’un travail collectif de capitalisation coordonné par la plateforme ELSA. Partant des besoins de leurs partenaires africains et de leurs propres outils d’appui technique, les associations
françaises de ELSA ont imaginé ce guide au sein d’un groupe de travail se réunissant régulièrement à Paris de 2008 à 2011.
Fin 2011, un atelier a réuni à Ouagadougou 21 représentant-e-s des associations partenaires africaines pour améliorer, adapter et enrichir les fiches proposées par le groupe de travail de Paris, et recueillir les outils pratiques qui complètent les
fiches techniques.
La méthode participative a ainsi prévalu à plusieurs niveaux : participation des associations membres pour la création d’outils communs ; participation des associations africaines en tant que co-producteurs des outils de renforcement de capacités.
Un guide pratique adapté aux besoins des associations en phase de structuration
Ces fiches techniques permettent d’acquérir les connaissances de base sur les principales problématiques de la structuration associative : la tenue de la comptabilité, le suivi financier, les procédures administratives, les procédures de gestion des
ressources humaines et la gestion logistique. Les fiches techniques sont complétées en deuxième partie par des outils pratiques issus des associations africaines de lutte contre le sida.
Par « connaissances de base », on entend des connaissances qui sont facilement applicables par des acteurs n’ayant pas forcément la formation ad hoc mais souhaitant améliorer la rigueur et la transparence au sein de leur association. De cette manière, le guide est un outil transversal pour les associations, utilisable aussi bien par les personnes aux fonctions administratives que par les coordinateurs et les chargés de programmes. Cela permet de rapprocher les fonctions administratives des fonctions de conduite des projets pour améliorer la cohérence du projet associatif et la cohésion des
équipes.
Pris dans son ensemble, ce guide constitue également un support pour un processus d’auto-diagnostic et d’auto-formation pour améliorer ses pratiques.
Comme tous les outils, celui-ci n’est efficace que s’il est adapté aux besoins de son utilisateur ; n’hésitez pas à trier les éléments qui vous intéressent, à les modifier, les compléter, les confronter à d’autres, de manière à les adapter aux réalités
de votre contexte et de votre association.
> Télécharger le guide complet (7,20 Mo)
> Télécharger l'index des fiches
> Télécharger l'index des outils
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FICHES TECHNIQUES
> ADMINISTRATION (AD)
AD1 Les fonctions associatives liées à la gestion financière
AD2 L’organigramme
AD3 Les statuts
AD4 Le règlement intérieur
AD5 L’intérim et la délégation de pouvoir
AD6 Le compte en banque
AD7 Les règles de sécurité
AD8 Les conventions
AD9 La gestion des missions
AD10 Le manuel de procédures
> COMPTABILITÉ (CP)
CP1 Comptabilité d’engagement/comptabilité de décaissement
CP2 Les procédures d’encaissement/décaissement
CP3 Les procédures d’achat
CP4 La comptabilité analytique
CP5 Les pièces comptables
CP6 Numérotation/classification des pièces comptables
CP7 Le plan comptable
CP8 Les taux de change
CP9 Le livre de banque
CP10 Le rapprochement bancaire
CP11 Le livre de caisse
CP12 L’inventaire de caisse
CP13 Le plan de trésorerie
CP14 La gestion des avances de fonctionnement
CP15 Les dépenses de fonctionnement
CP16 La valorisation des contributions volontaires en nature
CP17 L’amortissement des immobilisations corporelles
CP18 Les comptes annuels (bilan/compte de résultat/TAFIRE)
CP19 Les logiciels de comptabilité
> FINANCES (FI)
FI1 Le budget prévisionnel
FI2 Le suivi budgétaire
FI3 Le contrôle interne de la comptabilité
FI4 Le rapport financier
FI5 L’audit externe
> LOGISTIQUE (LOG)
LOG1 Le suivi de maintenance
LOG2 L’inventaire de stock
> RESSOURCES HUMAINES (RH)
RH1 Les statuts des travailleurs associatifs
RH2 La fiche de poste
RH3 La grille des salaires
RH4 Le processus de recrutement
RH5 Le contrat de travail
RH6 Le dossier du personnel
RH7 Le registre du personnel
RH8 La fiche de paie
RH9 Le fichier des rémunérations
RH10 Les entretiens annuels d’évaluation
RH11 Le plan de formation
RH12 La rupture du contrat de travail
OUTILS PRATIQUES
> ADMINISTRATION
AD2.O1 Organigramme
AD2.O2 Organigramme
AD3.O1 Statuts
AD4.O1 Règlement intérieur
AD4.O2 Règlement intérieur
AD8.O1 Convention de mise à disposition de fonds
AD8.O2 Convention de partenariat
AD8.O3 Convention de stage
AD9.O1 Procédure missions
AD9.O2 Ordre de mission
AD10.O1 Manuel des procédures
> COMPTABILITE
CP2.O1 Fiche de demande de fonds
CP2.O2 Fiche de décaissement
CP2.O3 Demande d’engagement de dépense
CP2.O4 Bon d’entrée en caisse
CP2.O5 Fiche de retour caisse
CP3.O1 Procédure de passation de marché
CP3.O2 Tableau de comparaison des offres
CP3.O3 Bon d’engagement
CP4.O1 Plan analytique
CP5.O1 Facture
CP5.O2 Reçu
CP5.O3 Quittance
CP7.O1 Plan comptable
CP9.O1 Livre de banque
CP9.O2 Remise de chèque
CP9.O3 Reçu de versement en banque
CP9.O4 Ordre de virement
CP9.O5 Retrait sur compte bancaire
CP10.O1 Rapprochement bancaire
CP11.O1 Livre de caisse
CP12.O1 Tableau d’inventaire de caisse
CP13.O1 Plan de trésorerie
CP14.O1 Demande d’avance sur salaire
CP14.O2 Demande d’avance de fonctionnement
CP14.O3 Demande d’avance sur frais de mission
CP14.O4 Fiche de retour en caisse
CP16.O1 Fiche de valorisation de temps
CP17.O1 Fiche d’immobilisation
CP17.O2 Fiche d’amortissement
CP17.O3 Tableau des amortissements
CP18.O1 Bilan
CP18.O2 Compte de résultat
> FINANCES
FI1.O1 Budget prévisionnel
FI1.O2 Budget prévisionnel
FI2.O1 Tableau de suivi budgétaire
FI2.O2 Tableau de suivi budgétaire
FI3.O1 Checklist
FI3.O2 Procédure contrôles internes
FI4.O1 Rapport financier intermédiaire
FI4.O2 Rapport financier final
> LOGISTIQUE
LOG1.O1 Inventaire du matériel
LOG1.O2 Suivi des véhicules
LOG2.O1 Bordereau de réception
LOG2.O2 Bon de sortie de stock
LOG2.O3 PV de destruction de bien
LOG2.O4 Fiche de stock
LOG2.O5 Fiche d’inventaire
> RESSOURCES HUMAINES
RH2.O1 Fiche de poste
RH2.O2 Fiche de poste comptable
RH3.O1 Grille des salaires
RH3.O2 Grille des salaires
RH4.O1 Grille de tri des CV
RH4.O2 Grille d’entretien
RH5.O1 Contrat de travail
RH5.O2 Contrat de consultance
RH6.O1 Fiche d’embauche
RH6.O2 Dossier du personnel
RH7.O1 Registre du personnel
RH8.O1 Fiche de paie
RH8.O2 Fiche de paie
RH9.O1 Livre de paie
RH10.O1 Formulaire d’entretien annuel